Hogy válasszak könyvelőt?

Könyvelőt többnyire azért fogad egy cég, mert nem ért a könyveléshez, és nem is akar vele foglalkozni. De mivel nem ért hozzá, azt sem könnyű eldöntenie, hogy vajon az a könyvelő, akit kiválasztott, a lehető legjobb szolgáltatást nyújtja-e neki.
Azt, hogy egy adott cégnek melyik a legjobb könyvelő, egyedi igények és szempontok is befolyásolhatják, de vannak olyan minimumok, amikből egy hosszú távra tervező cégnek nem szabad engednie. Összeszedtük, hogy melyek a minimális elvárások. Arra is kitértünk, hogyan bővíthető a könyvelői szolgáltatás különféle extrákkal. A jó könyvelő, könyvelői iroda ismérvei alább.

konyveles-budapesten-profi-csapattal

Szerződéssel, számlával, felelősségbiztosítással dolgozik, és titoktartást vállal
Ez alapkövetelmény. Azt, hogy a könyvelő garanciát vállal a munkájáért külön nem kell beírni a szerződésbe, mert erre őt a Ptk. kötelezi. A neki fel nem róható külső körülményekért (pl. nem kap meg időben egy bizonylatot) viszont nem vállalhat felelősséget. Az anyagi felelősség viszont már nem tartozik bele a Ptk. szerinti garanciába.
Az anyagi felelősséget bele kell foglalni a szerződésbe. És mivel a könyvelő belelát az ügyfél egész életébe, gazdálkodásába, a titoktartás ne csak az iratok elévülési idejéig tartson, hanem sírig, mint a papé. A könyvelői biztosítás a Magyar Könyvelők Országos Egyesülete (MKOE) tagjainak közel fele a szervezet keretein belül biztosított, jelenleg évi 3 milliós összegig. A biztosítási esemény viszonylag ritka, leginkább a bevallások elmulasztása miatt kell fizetniük a könyvelőknek.

Technikailag felkészült és felelős
A könyvelőcég szoftverei legálisak legyenek, másképp nem lehet biztonságban tudni az ügyfelek adatait. Az illegális szoftverhasználat ezen felül bűncselekmény is. A másik, amit megemlített, hogy a könyvelő folyamatosan képezze magát.
Az is elengedhetetlen, hogy a könyvelő a saját ügyfélkapuját használja, így vállalva felelősséget a beküldött anyagokért. Ha ugyanis megrendelője ügyfélkapuját használja, akkor ezzel rá hárít mindent. De egyben árulkodik arról is, vajon milyen munkát végezhet.
Azért sem tanácsos átadni a könyvelőnek az ügyfélkapu használatát, mert ezzel a megbízó kiszolgáltatottá válhat. Hiszen ha ügyfélkapuja jelszavait átadja, minden személyes adatához, és azok módosításához is hozzáférést enged. Mindkét szakember szerint alapvető ma már, hogy ne csak telefonon, hanem e-mailen, skypon, msn-en is elérhető legyen a könyvelő.

Beleássa magát a cég ügyeibe, és odafigyel a részletekre
Tisztában van vele, hogy a cég mivel foglalkozik, hogyan foglalkoztat, milyen típusú költségei merülhetnek fel. Ha például a cégnek van cégautója, akkor tud erről, és természetesen elszámolja az ezzel kapcsolatos költségeket. Ha viszont nincs cégautó, akkor rákérdez, miért számolnának el tankolási, parkolási, stb. költségeket.
Ha a könyvelő tájékozott a cégről, az az ügyvezetőnek is jó, mert nem fogja minden egyes számla elszámolásával kapcsolatban felhívni. A havi könyvelési anyagok átadása-átvétele például jó alkalom arra, hogy a könyvelő és a cégvezető együtt nézzék át a bizonylatokat, beszéljék át a gazdasági eseményeket, a cég életében történt változásokat.
A könyvelő ha péket vállal el, akkor amellett, hogy utánanéz, rájuk milyen különszabályok vonatkoznak, beleássa magát a pékszakmába is, hogy tudja, mit csinál ügyfele és annak milyen könyvelési vonzatai vannak.
Akik elégedetlenek a könyvelőjükkel, azok is leginkább a nem kellő odafigyelésre panaszkodnak, valamint arra, nem érzik úgy, hogy kérdezhetnek. Azt sem szeretik, ha nem hívják őket vissza, nem válaszolnak az e-mailjükre. Az ügyfelek igénylik a folyamatos stabil háttérjelenlétet, visszajelzést, és azt, hogy legyen elérhető a könyvelő. Személyes és egyedi kapcsolatot kell kialakítani az összes ügyféllel.

A szakosodás előnyei és hátrányai
Több típusú könyvelőiroda van. Az egyik, ahol egy-egy ügyintéző egy-egy cég teljes könyvelésével foglalkozik, a másik, ahol témakörökre van bontva a könyvelés. A szakosodás előnye, hogy egy terület törvényi változásait könnyebb követni, mint az összesét. Más kérdés, hogy át tudja-e látni a céget az a könyvelő, aki csak egy részfeladatot végez. És ha nem tudja átlátni, akkor vajon képes-e olyan szolgáltatást nyújtani az iroda, mint ahol egy kézben vannak a cégek? A nagy könyvelőirodáktól sokan éppen azért óvják a cégeket, mert náluk jellemzőbb a munkatársak szakosodása. Véleménye szerint optimális megoldás lehet, ha a szakosodott könyvelőiroda vezetője kezén minden cég ügyei keresztülmennek, és ő vállalja fel az összes információ birtokában, egy személyben a tanácsadást is.

Tanácsot is ad
Nemcsak lekönyveli a tételeket, hanem ismerve a cég tevékenységét, javaslatokat tesz, milyen adókedvezményekkel élhetnek, vagy felhívja a figyelmet arra, milyen költségeken (pl. bankköltség) lehetne spórolni. Az adótanácsadást azonban csak akkor szabad átvállalnia, ha van rá képesítése.
A könyvelő feladata, hogy tisztában legyen vele, a legális adótervezésben mik azok a legkedvezőbb lehetőségek, amiket fel tud ajánlani az ügyfelének, megvizsgálva, hogy alkalmazhatóak és rentábilisak-e a lehetőségek. Ha egy könyvelő nem mondja el pl. a nemzetközi fuvarozásban dolgozó cégnek, hogy a gépkocsivezető és az árukísérő részére fizetett napidíj napi 25 euróig adómentes, vagy hogy a cafetériával mennyit spórolhat, az nagy hiba. Akárcsak az, ha nem hívja fel a figyelmet például a beruházási kedvezményre vagy a fejlesztési tartalékra, és nem ismerteti ezek feltételeit. Hogy az ügyfél él-e e lehetőséggel, az már az ő dolga.
Ha a könyvelő megkeresi a legális kiskapukat és például átszervezést javasol annak érdekében, hogy egy cég igénybe tudjon venni egy adókedvezményt, az nem visszaélés a joggal, még az alkotmánybíróság szerint sem.

A könvvelő mindent elsikál?
H ez azt jelenti, hogy az ügyfél legyen boldog, mert keveset kell fizetnie, a könyvelő meg majd valahogy elintézi. Lehet így is könyvelni, van bizonyos játéktér, ameddig elmennek a dolgok, de amikor a kockázat aránytalanul nagy, akkor abba már nem szabad belemennie a könyvelőnek, bármennyire is kéri az ügyfél. Vannak apróságok, amiket el lehet számolni, csak le kell dokumentálni. Utólag pedig a gazdasági esemény úgy történt, ahogy le van dokumentálva, ennek ellenkezője már nehezen bizonyítható.

Szabályokat állít fel
Ha a könyvelő megköveteli a rendet, akkor az ügyfél általában elismeri ennek szükségességét, és törekszik rá, hogy rendet tartson a dokumentumaiban. Így a cég is könnyebben megtalálja azokat. Meg kell tanítani az ügyfeleket arra, milyen rendszerben gyűjtsék a dokumentumaikat, különösen a szigorú számadásúakat.

Ki őrizze a bizonylatokat?
Ne a könyvelő. Ahogy le van zárva egy-egy anyag könyvelése, azt szépen dossziéban adja vissza a megrendelőnek, hogy ő őrizze. A könyvelőnél ne maradjon semmilyen dokumentum az éves lezárt időszakok után, legfeljebb elektronikus formában másolatok és mentések. Ha a könyvelő iratokat őriz, akkor ezt külön szerződés alapján és felelősséggel tegye.

Előre gondolkodik
Nem a befizetés napján szól, hogy mennyit kell fizetni, hanem néhány nappal korábban, s a törvényi változásokról is előre értesíti a céget. Igaz, hogy sokféle törvényt kell tudni, és ez nagy energiaráfordítást igényel, de nem jó, ha az ügyfél jellemzően előbb tud valamiről, mint a könyvelő.

Naprakész és pontos
Hogy ennek a követelménynek megfelel-e a könyvelője, azt például onnan tudhatja az ügyfél, hogy nem, vagy csak igen ritkán kap levelet az APEH-től. Az összes járulékjellegű adóknál illik ugyanis szinkronban lennie a könyvelésnek a folyószámlával, mert már elég precíz az adóhivatal nyilvántartása. Maximum az éven túlnyúló tételeknél fordulhat elő eltérés a folyószámlán az előlegek elszámolása miatt.

Képviseli a céget
A teljes körű cégképviselet a legjobb, aki magas szintű szolgáltatást akar nyújtani, annak tehermentesítenie kell az ügyfelét. A jó könyvelő nélkül szerinte kiszolgáltatott a kliens, hiába ad a hivatal kötelező tájékoztatást. Hozzátette még, vannak olyan kötelezettségek, amikor az ügyfélnek személyesen is meg kell jelennie, mert ezt kívánják meg tőle jogszabályokra hivatkozva, hogy ilyenkor is vele kell mennie a könyvelőnek. Ettől eltekintve a hatósági eljárásban a megbízó személyes megjelenését amennyire lehet, el kell kerülni, ezzel is tehermentesítve őt.

Kis cégnek könyvelő, nagy cégnek iroda?
Nem egészen. Attól hogy egy cég kicsi, még nem fog kisebb APEH-ellenőrzést kapni, mint egy nagy cég. Egy könyvelő képtelen az összes szabályt átlátni, csakis könyvelőiroda jöhet szóba, ahol szakosodtak a kollegák. Csakúgy, mint az adóellenőrök, akik egy személyben szintén nem képesek mindent átlátni.

Nem a legolcsóbb kell mindig
Az ár is fontos kérdés, de azért a könyvelő ne legyen annyira olcsó, hogy az veszélyeztesse a szakmaiságát, aki jó könyvelést vár el, annak meg kell fizetnie ennek a költségeit. Mérlegelni lehet, hogy mi az olcsóbb, előbb-utóbb többmilliós APEH-bírság vagy egy korrekt, elérhető árért biztonság, anyagi felelősségvállalás, tájékozottság, szakértelem, rugalmasság, számonkérhetőség, precizitás, stb. – érvelt. Az ügyfél pedig mindig kérdezzen rá, mi van benne az árban.

Árképzés
A könyvelési tételszámból, bizonylatszámból, létszámból, fluktuációból indul ki és többnyire mindenki munkaügyet és bérszámfejtést is végez. Ehhez hozzáveszi, hogy az adott tevékenység könyvelése mennyi adminisztrációval jár, vannak-e pluszbevallások, milyen tanácsadást igényel a cég és milyen sűrűn.
Az egyik a nyugaton elterjedt, Magyarországon még kevéssé elfogadott óradíjas könyvelés, amihez pontos időnyilvántartó-szoftverük is van. De mivel a magyar ügyfél a fix díjat szereti, ezért felkínálják ezt a lehetőséget is. Kiindulás a cég fenntartási költsége önmagában, ez az alapdíj, erre jönnek az idő, a humán, a technikai és egyéb ráfordítások költségei. Ennek alapján képződik az összes költség, amelyet 3-5 százalék haszonnal az árlistaelemekre vetítenek. Egy jó könyvelő havi 10 000 forintból biztosan nem jön ki.

Értéknövelő lehet
A stabil könyvelő cégértéknövelő tényező lehet. Oldal György találkozott olyan konkrét esettel, amikor a cég értékesítésekor az eladó azt mondta: átadja a könyvelőt is a céggel együtt, ha a vevő ezért is fizet. És erre hajlandó volt a vevő. Különösen olyan cégeknél lehet ez érdekes, ahol maga a cég és a könyvelője is hosszú évek óta stabil.

Extrákat is kínálhat
Az olyan kiegészítő szolgáltatásokat is célszerű biztosítani, amelyek nem speciálisan a könyvelés területét fedik le. Munkatársak vagy együttműködési szerződések, alvállalkozások közreműködésével lehet ajánlani például cégalapításhoz, cégmegszüntetéshez jogi hátteret, vagyonosodási vizsgálathoz, szabályzatkészítéshez segítséget, könyvvizsgálathoz szakembert, céginformációs szolgáltatást, ügyfélklubot is működtetni. A könyvelési és adótervezési funkció bővíthető bizonyos szintű vállalkozásfejlesztési szolgáltatás nyújtásával is.
Aki először fogad könyvelőt, mindenképpen több helyen érdeklődjön. Fontosak az első benyomások, hogy mennyire érezhető hitelesnek, amit elmond a könyvelő, mennyire tud komplex választ adni az ügyfél kérdéseire, és ez mennyire közérthető.
Az ügyfél kérjen referenciát a könyvelőről és azt ellenőrizze is le. A könyvelőváltás év végén jár a legkevesebb problémával. Ha ezt nem lehet kivárni, akkor a negyedév vagy a hónap végét javasolta. Ez azért fontos, mert kell legyen egy lezárt időszak, ahonnan el tud indulni az új könyvelő. Persze van amikor kiderül, hogy a fixnek hitt pont mégsem az. Ilyenkor vissza kell menni az új könyvelőnek egészen addig, amíg azt nem látja, hogy rendben vannak a dolgok.
Ha pedig egy cég nem biztos abban, hogy jól választott, akkor minden további nélkül ellenőriztesse a könyvelőjét, akár egy másik könyvelőcéggel. Forrás Fn.hu